社長の出欠を確認したら、今度は細かいスケジュールを組み立てていきます。
こちらもMicrosoftExcelで作成しています。（このスケジュール表の緑色の網掛け部分は、社内のグループウェアに公表していますので、社員全員が把握していますが、全体の内容は、社長本人、秘書室配属社員、社用車の運転手、そして秘書である私だけが把握している機密事項です。）
| 4月4日(火) | ||
| 時間 | 内容 | 備考 |
| 8:00 | 社長宅 発 | |
| 8:45 | 本社 着 | |
| 11:35 | 本社 発（△△支店へ） | |
| 12:00 | △△支店 着 | △△支店 |
| 佐藤支店長、田中次長出迎え | 03-2222-2222 | |
| 同ビル内 △△にて昼食 | ||
| 13:00 | △△支店内視察、打ち合わせ | 案内：佐藤支店長 |
| 15:00 | △△支店 発（本社へ) | |
| 15:30 | 本社 着 | |
| 17:30 | 本社 発（△△ホテルへ) | |
| 17:50 | △△ホテル 着 | |
| 18:00 | △△会社創立記念パーティ | △△会社 山田課長 |
| ※スピーチあり | 090-3333-3333 | |
| スピーチ原稿 | ||
| 20:00 | △△ホテル 発(社長宅へ） | |
| 20:30 | 社長宅 着 | |
スケジュール表には、会議や行事の開始・終了時間や前後の移動時間、連絡先などを入力しています。
移動に関しては、
１．社長が行事の主賓であることが多いので、会場に15分ぐらいまでに到着するように到着時間を決める。
２．１．から逆算して、運転手とも相談しながら出発時間を決める。
を念頭に入れています。
十分に余裕のあるスケジュールを立てることが大切ですが、万が一遅れそうな場合も考えて相手の連絡先も事前に確認しています。
また、スピーチ原稿など、忘れられないものも入力しています。
この段階でアポイントメントの入っていない面会や打ち合わせは、
会社にいて予定の入っていない時間帯（8：45〜11：35、15：30〜17：30）に随時入れていきます。
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